Shadow AI w firmie – ukryte ryzyko czy szansa na rozwój?
Sztuczna inteligencja staje się też codziennym narzędziem pracy w coraz większej liczbie firm. Rozwiązania takie jak ChatGPT, Copilot, narzędzia do generowania obrazów czy analizowania danych są dziś dostępne niemal od ręki, często za darmo lub za niewielką opłatą. Nic dziwnego, że pracownicy coraz chętniej sięgają po AI, nawet jeśli nie zawsze robią to oficjalnie i za wiedzą przełożonych. Właśnie w tym miejscu pojawia się zjawisko określane mianem „Shadow AI”, czyli wykorzystywania narzędzi sztucznej inteligencji poza kontrolą i wiedzą działu IT oraz menedżerów.
Dlaczego powstaje Shadow AI?
Dlaczego pracownicy decydują się na takie działania? Odpowiedź jest często zaskakująco prosta. Firmowe wdrożenia nowych technologii potrafią ciągnąć się miesiącami – wymaga to konsultacji, testów, wdrożeń pilotażowych i szkoleń. Tymczasem w codziennej pracy liczy się szybkość działania, efektywność i umiejętność sprostania rosnącym oczekiwaniom rynku. Gdy pojawia się zadanie, które można zautomatyzować lub znacząco przyspieszyć dzięki AI, pokusa skorzystania z darmowego lub łatwo dostępnego narzędzia online staje się ogromna. Zwłaszcza że wiele rozwiązań tego typu jest banalnie prostych w obsłudze, nie wymaga żadnej instalacji, logowania, a już tym bardziej zgody przełożonych. Często więc Shadow AI na stałe wkracza do pracy zespołów marketingu, sprzedaży, analityki, działów HR czy nawet księgowości. Pracownicy, chcąc działać efektywniej, omijają firmowe procedury, korzystając z najnowszych technologii na własną rękę.
W jakich obszarach firmy najczęściej pojawia się Shadow AI?
Najczęściej „ukryte AI” pojawia się w tych miejscach, gdzie można szybko odczuć jego pozytywne efekty. W marketingu pracownicy wykorzystują AI do generowania treści, tworzenia grafik czy wymyślania pomysłów na kampanie reklamowe. W działach analiz i raportowania korzystają z narzędzi AI do przygotowywania szybkich podsumowań, automatyzacji raportów, predykcji lub generowania wykresów. Programiści wspierają się AI podczas pisania kodu czy automatyzowania powtarzalnych zadań. AI coraz częściej pomaga także w komunikacji – generuje automatyczne odpowiedzi, podsumowuje spotkania czy redaguje ważne e-maile. Sztuczna inteligencja jest też wykorzystywana przez osoby zajmujące się obsługą klienta oraz w działach HR do analizy CV czy planowania rekrutacji. Wszędzie tam, gdzie liczy się czas, kreatywność i wydajność, narzędzia AI są szczególnie atrakcyjne – zwłaszcza jeśli firma oficjalnie ich nie udostępnia lub proces wdrożenia jest zbyt powolny.
Ryzyka związane z Shadow AI – nie tylko technologia, ale i odpowiedzialność
Choć korzystanie z AI „na własną rękę” może wydawać się sprytnym rozwiązaniem, niesie ze sobą również poważne ryzyka. Przede wszystkim pojawia się problem utraty kontroli nad firmowymi danymi. Pracownik, wrzucając do zewnętrznego narzędzia AI fragmenty projektów, bazę klientów czy wrażliwe dokumenty, często nie zastanawia się, gdzie i w jaki sposób te informacje będą dalej przechowywane oraz przetwarzane. Łatwo w ten sposób nieświadomie złamać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, takie jak RODO, lub naruszyć wewnętrzne zasady bezpieczeństwa IT. Co gorsza, w wielu przypadkach nikt w firmie nie jest w stanie później odtworzyć, jakie dane trafiły do chmury i jak zostały tam wykorzystane. To utrudnia audyty, zwiększa ryzyko poważnych błędów oraz sprawia, że firma traci kontrolę nad swoim najważniejszym zasobem – informacją. Sztuczna inteligencja, choć bardzo pomocna, potrafi też generować błędne lub zmanipulowane treści, które – jeśli nie zostaną odpowiednio zweryfikowane – mogą trafić do klientów lub zarządu, zagrażając wizerunkowi firmy. Pojawia się również kwestia nieplanowanych wydatków – subskrypcje i opłaty za korzystanie z narzędzi, o których żaden menedżer nie ma pojęcia, mogą szybko się skumulować i obciążyć budżet.
Odpowiedzialność prawna i finansowa firmy
Co ważne, odpowiedzialność za działania pracowników korzystających z Shadow AI spoczywa najczęściej na samej firmie. Jeśli na skutek użycia nieautoryzowanego narzędzia AI dojdzie do wycieku danych osobowych, naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa lub złamania przepisów (np. RODO, krajowych regulacji o ochronie informacji), to właśnie organizacja ponosi prawne i finansowe konsekwencje. Może to oznaczać wysokie kary finansowe, konieczność informowania urzędów, a w skrajnych przypadkach także utratę zaufania klientów lub kontrahentów. Z punktu widzenia prawa nie ma znaczenia, czy pracownik działał w dobrej wierze i z własnej inicjatywy – to pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo danych przetwarzanych w ramach działalności firmy.
Jak firmy mogą zapanować nad Shadow AI?
Co można z tym zrobić? Przede wszystkim warto postawić na otwartą komunikację i edukację. Rozmowa z pracownikami o tym, do czego wykorzystują narzędzia AI i dlaczego decydują się na własną rękę szukać rozwiązań, to dobry początek. Ważne jest, aby tłumaczyć zagrożenia, uświadamiać konsekwencje oraz pokazywać, jak można korzystać z AI bezpiecznie.
Kolejnym krokiem może być wdrożenie systemów, które wykrywają i monitorują transfer danych, na przykład rozwiązań klasy DLP (Data Loss Prevention) czy narzędzi monitorujących ruch sieciowy. Pomocne są także regularne ankiety lub badania, które pozwalają lepiej zrozumieć cyfrowe potrzeby poszczególnych zespołów i monitorować realne wykorzystanie AI w codziennej pracy. Jeszcze ważniejsze jest jednak stworzenie przejrzystych zasad dotyczących korzystania z AI – spisanie jasnych wytycznych, wprowadzenie zatwierdzonej listy narzędzi oraz zapewnienie pracownikom dostępu do sprawdzonych i bezpiecznych rozwiązań. Dzięki temu ryzyko związane z Shadow AI spadnie niemal do zera, a organizacja będzie mogła w pełni korzystać z zalet nowych technologii.
Shadow AI – zagrożenie czy szansa na rozwój?
Na koniec warto pamiętać, że Shadow AI to nie tylko wyzwanie, ale także szansa na innowację. Jeśli organizacja umiejętnie połączy zaufanie do pracowników z mądrymi zabezpieczeniami i jasnymi zasadami, korzystanie z AI może przynieść wymierne korzyści – od większej efektywności po rozwój nowych kompetencji w zespole. Najważniejsze to nie traktować AI jak wroga, ale jak partnera, który – przy odpowiednim wsparciu – pomoże nam pracować szybciej, lepiej i bezpieczniej.
Socjolog, badacz i marketingowiec. Od ponad dekady zajmuje się strategią marketingową, efektywnością reklamy i badaniami marketingowymi. Zbierał doświadczenie w domach mediowych i największych agencjach badawczych. Speaker najważniejszych polskich konferencji marketingowych. Nagradzany i wyróżniany w konkursach Young Creatives Cannes & Young Creatives EuroBest.
